Lợi ích của làm việc từ xa, vốn đã trở nên phổ biến do đại dịch COVID-19 là rất lớn. Chúng ta không còn cần phải đi làm mỗi sáng trên một chuyến tàu đông đúc và phong cách làm việc cũng trở nên linh hoạt hơn. Nhiều người, đặc biệt là những người có con, cảm thấy rằng việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình đã trở nên dễ dàng hơn, chẳng hạn như giảm thời gian đón và đưa con đi học .
Tuy nhiên, ngày càng nhiều công ty đang xem xét lại hình thức làm việc từ xa vốn đã trở nên phổ biến trong xã hội.
Vào tháng 9 năm 2024, công ty Amazon.com của Mỹ đã công bố chính sách yêu cầu nhân viên trên toàn thế giới "đến văn phòng năm ngày một tuần" theo quy định chung, gây ra sự xôn xao. Tại Nhật Bản, LINE Yahoo đã công bố chính sách đến văn phòng một ngày một tuần ( một lần một tháng đối với các phòng ban công ty ) và Accenture đã công bố chính sách đến văn phòng ba ngày một tuần.
Mục tiêu của ngành công nghệ thông tin, vốn đã tích cực thúc đẩy làm việc từ xa, quay trở lại văn phòng là gì ? Lần này, chúng ta sẽ xem xét làm việc từ xa và đến văn phòng theo góc độ "năng suất" và "phát triển nguồn nhân lực".
◆ Giao tiếp ngay lập tức và rào cản thấp là lý do khiến mọi người quay trở lại văn phòng ?
Lợi ích kinh doanh của việc quay trở lại văn phòng là gì ? Nhiều công ty yêu cầu nhân viên đến văn phòng đều nêu lý do là "tạo điều kiện giao tiếp". Giám đốc điều hành Amazon Andy Jassy cũng kêu gọi nhân viên rằng "đến văn phòng thay vì làm việc từ xa sẽ hiệu quả hơn để nhân viên học hỏi lẫn nhau và đưa ra ý tưởng mới".
Có nhiều tình huống giao tiếp trong công việc, nhưng có lẽ tình huống cải thiện năng suất nhiều nhất thông qua làm việc từ xa là "họp".
Bằng cách sử dụng các hệ thống hội nghị trực tuyến như Zoom, không còn cần phải tụ tập trong phòng họp của công ty nữa và các cuộc họp và hội nghị có thể được tổ chức dễ dàng hơn. Giờ đây, mọi người có thể tham gia từ nhà hoặc ở xa và khi cuộc họp kết thúc, họ có thể quay lại công việc cá nhân chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Trong các tình huống giao tiếp "trực tuyến" như họp và hội nghị, dường như không có nhiều khác biệt giữa làm việc từ xa và họp trực tiếp tại văn phòng, nhưng sự khác biệt dường như nằm ở các tình huống "tắt".
Trong công việc từ xa, không có ai để giao tiếp khi đến giờ làm việc cá nhân. Mặc dù điều này làm tăng năng suất cho một số người, nhưng nó cũng loại bỏ hầu hết các cơ hội giao tiếp thông thường, bao gồm cả kiểu trò chuyện thông thường mà mọi người có thể có với đồng nghiệp cấp cao hoặc đồng nghiệp cấp cao tại văn phòng.
Một trong những lợi ích chính của việc đến văn phòng và giao tiếp trực tiếp là tính tức thời khi có thể đặt ngay những câu hỏi bạn muốn biết hoặc bày tỏ những ý tưởng nảy ra trong đầu, cũng như rào cản thấp khi tham gia, giúp việc nói lên ý kiến dễ dàng hơn so với trong cuộc họp.
◆ Nhiều giảng viên lo ngại về khó khăn trong việc phát triển nguồn nhân lực thông qua hình thức làm việc từ xa
Các công ty thường có "giảng viên" hỗ trợ phát triển nhân viên mới gia nhập tổ chức với tư cách là sinh viên mới tốt nghiệp hoặc nhân viên được tuyển dụng giữa sự nghiệp. Bản thân tôi đôi khi cũng tiến hành đào tạo cho "giảng viên" với tư cách là giảng viên đào tạo và gần đây, nhiều người lo ngại về khó khăn trong việc phát triển nguồn nhân lực thông qua hình thức làm việc từ xa.
Khi làm việc tại văn phòng, bạn có thể hỗ trợ cấp dưới bằng cách ngồi cạnh nhau tại bàn làm việc và gặp họ hàng ngày, nhưng với hình thức làm việc từ xa, bạn không gặp họ trực tiếp, vì vậy rất khó để hiểu được tình hình của cấp dưới. Không chỉ có quá ít thông tin để biết công việc đang diễn ra tốt đẹp hay đang gặp khó khăn, mà còn có quá ít thông tin để biết tình trạng của cấp dưới, bao gồm cả sức khỏe thể chất và tinh thần của họ.
"Phỏng vấn trực tiếp" (1-1) được nhiều công ty và tổ chức sử dụng trong phát triển nguồn nhân lực cũng có thể được thực hiện trực tuyến. Tuy nhiên, phản hồi chỉ có thể truyền đạt bằng cách quan sát cách họ làm việc hàng ngày thì khó có thể truyền đạt khi bạn gặp họ lần đầu sau một thời gian dài.
Thông qua đào tạo theo hình thức làm việc từ xa, tôi nhận ra rằng "quan sát" hàng ngày và "thông tin định tính" ngoài các khía cạnh liên quan đến công việc rất quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực.
Vì lý do này, nhiều công ty đã triển khai hình thức làm việc từ xa yêu cầu những người mới tốt nghiệp phải đến văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định sau khi gia nhập công ty, cho phép đào tạo diễn ra suôn sẻ.
◆ Giá trị của việc đến văn phòng, nơi mọi người có thể tự nhiên có được thông tin và cơ hội mà thoạt nhìn có vẻ lãng phí
Làm việc từ xa có vẻ chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên, nhưng khi xem xét năng suất và phát triển nguồn nhân lực, rõ ràng là có thông tin và cơ hội có thể có được khi đến văn phòng.
Khi nhân viên ở trong văn phòng, trò chuyện thoải mái trong giờ làm việc hoặc trò chuyện khi đi thang máy từ phòng họp trở về văn phòng, có thể mang lại thông tin hữu ích cho công việc một cách đáng ngạc nhiên hoặc là nơi chia sẻ những suy nghĩ trung thực không thể nói ra trong cuộc họp.
Những biểu hiện của cấp dưới hoặc cấp dưới đang ăn trưa, hoặc những lời phàn nàn được thốt ra một cách ngẫu nhiên trên tàu trên đường trở về từ một công ty đến thăm cũng có thể là thông tin quan trọng để hỗ trợ đào tạo.
Chắc hẳn có nhiều nhân viên đã cảm nhận được giá trị của những tình huống và cuộc trò chuyện hàng ngày thoải mái như vậy bằng cách giới thiệu hình thức làm việc từ xa hoặc tự mình trải nghiệm.
Ngược lại, đối với những nhân viên có ít cơ hội tiếp xúc trực tiếp do làm việc từ xa, việc ý thức hơn về việc tạo ra và chia sẻ các cơ hội giao tiếp và thông tin có thể có trong các tình huống gặp mặt trực tiếp có thể giúp họ thu hẹp khoảng cách với cấp dưới và cấp trên.
( Nguồn tiếng Nhật )
Tuy nhiên, ngày càng nhiều công ty đang xem xét lại hình thức làm việc từ xa vốn đã trở nên phổ biến trong xã hội.
Vào tháng 9 năm 2024, công ty Amazon.com của Mỹ đã công bố chính sách yêu cầu nhân viên trên toàn thế giới "đến văn phòng năm ngày một tuần" theo quy định chung, gây ra sự xôn xao. Tại Nhật Bản, LINE Yahoo đã công bố chính sách đến văn phòng một ngày một tuần ( một lần một tháng đối với các phòng ban công ty ) và Accenture đã công bố chính sách đến văn phòng ba ngày một tuần.
Mục tiêu của ngành công nghệ thông tin, vốn đã tích cực thúc đẩy làm việc từ xa, quay trở lại văn phòng là gì ? Lần này, chúng ta sẽ xem xét làm việc từ xa và đến văn phòng theo góc độ "năng suất" và "phát triển nguồn nhân lực".
◆ Giao tiếp ngay lập tức và rào cản thấp là lý do khiến mọi người quay trở lại văn phòng ?
Lợi ích kinh doanh của việc quay trở lại văn phòng là gì ? Nhiều công ty yêu cầu nhân viên đến văn phòng đều nêu lý do là "tạo điều kiện giao tiếp". Giám đốc điều hành Amazon Andy Jassy cũng kêu gọi nhân viên rằng "đến văn phòng thay vì làm việc từ xa sẽ hiệu quả hơn để nhân viên học hỏi lẫn nhau và đưa ra ý tưởng mới".
Có nhiều tình huống giao tiếp trong công việc, nhưng có lẽ tình huống cải thiện năng suất nhiều nhất thông qua làm việc từ xa là "họp".
Bằng cách sử dụng các hệ thống hội nghị trực tuyến như Zoom, không còn cần phải tụ tập trong phòng họp của công ty nữa và các cuộc họp và hội nghị có thể được tổ chức dễ dàng hơn. Giờ đây, mọi người có thể tham gia từ nhà hoặc ở xa và khi cuộc họp kết thúc, họ có thể quay lại công việc cá nhân chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Trong các tình huống giao tiếp "trực tuyến" như họp và hội nghị, dường như không có nhiều khác biệt giữa làm việc từ xa và họp trực tiếp tại văn phòng, nhưng sự khác biệt dường như nằm ở các tình huống "tắt".
Trong công việc từ xa, không có ai để giao tiếp khi đến giờ làm việc cá nhân. Mặc dù điều này làm tăng năng suất cho một số người, nhưng nó cũng loại bỏ hầu hết các cơ hội giao tiếp thông thường, bao gồm cả kiểu trò chuyện thông thường mà mọi người có thể có với đồng nghiệp cấp cao hoặc đồng nghiệp cấp cao tại văn phòng.
Một trong những lợi ích chính của việc đến văn phòng và giao tiếp trực tiếp là tính tức thời khi có thể đặt ngay những câu hỏi bạn muốn biết hoặc bày tỏ những ý tưởng nảy ra trong đầu, cũng như rào cản thấp khi tham gia, giúp việc nói lên ý kiến dễ dàng hơn so với trong cuộc họp.
◆ Nhiều giảng viên lo ngại về khó khăn trong việc phát triển nguồn nhân lực thông qua hình thức làm việc từ xa
Các công ty thường có "giảng viên" hỗ trợ phát triển nhân viên mới gia nhập tổ chức với tư cách là sinh viên mới tốt nghiệp hoặc nhân viên được tuyển dụng giữa sự nghiệp. Bản thân tôi đôi khi cũng tiến hành đào tạo cho "giảng viên" với tư cách là giảng viên đào tạo và gần đây, nhiều người lo ngại về khó khăn trong việc phát triển nguồn nhân lực thông qua hình thức làm việc từ xa.
Khi làm việc tại văn phòng, bạn có thể hỗ trợ cấp dưới bằng cách ngồi cạnh nhau tại bàn làm việc và gặp họ hàng ngày, nhưng với hình thức làm việc từ xa, bạn không gặp họ trực tiếp, vì vậy rất khó để hiểu được tình hình của cấp dưới. Không chỉ có quá ít thông tin để biết công việc đang diễn ra tốt đẹp hay đang gặp khó khăn, mà còn có quá ít thông tin để biết tình trạng của cấp dưới, bao gồm cả sức khỏe thể chất và tinh thần của họ.
"Phỏng vấn trực tiếp" (1-1) được nhiều công ty và tổ chức sử dụng trong phát triển nguồn nhân lực cũng có thể được thực hiện trực tuyến. Tuy nhiên, phản hồi chỉ có thể truyền đạt bằng cách quan sát cách họ làm việc hàng ngày thì khó có thể truyền đạt khi bạn gặp họ lần đầu sau một thời gian dài.
Thông qua đào tạo theo hình thức làm việc từ xa, tôi nhận ra rằng "quan sát" hàng ngày và "thông tin định tính" ngoài các khía cạnh liên quan đến công việc rất quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực.
Vì lý do này, nhiều công ty đã triển khai hình thức làm việc từ xa yêu cầu những người mới tốt nghiệp phải đến văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định sau khi gia nhập công ty, cho phép đào tạo diễn ra suôn sẻ.
◆ Giá trị của việc đến văn phòng, nơi mọi người có thể tự nhiên có được thông tin và cơ hội mà thoạt nhìn có vẻ lãng phí
Làm việc từ xa có vẻ chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên, nhưng khi xem xét năng suất và phát triển nguồn nhân lực, rõ ràng là có thông tin và cơ hội có thể có được khi đến văn phòng.
Khi nhân viên ở trong văn phòng, trò chuyện thoải mái trong giờ làm việc hoặc trò chuyện khi đi thang máy từ phòng họp trở về văn phòng, có thể mang lại thông tin hữu ích cho công việc một cách đáng ngạc nhiên hoặc là nơi chia sẻ những suy nghĩ trung thực không thể nói ra trong cuộc họp.
Những biểu hiện của cấp dưới hoặc cấp dưới đang ăn trưa, hoặc những lời phàn nàn được thốt ra một cách ngẫu nhiên trên tàu trên đường trở về từ một công ty đến thăm cũng có thể là thông tin quan trọng để hỗ trợ đào tạo.
Chắc hẳn có nhiều nhân viên đã cảm nhận được giá trị của những tình huống và cuộc trò chuyện hàng ngày thoải mái như vậy bằng cách giới thiệu hình thức làm việc từ xa hoặc tự mình trải nghiệm.
Ngược lại, đối với những nhân viên có ít cơ hội tiếp xúc trực tiếp do làm việc từ xa, việc ý thức hơn về việc tạo ra và chia sẻ các cơ hội giao tiếp và thông tin có thể có trong các tình huống gặp mặt trực tiếp có thể giúp họ thu hẹp khoảng cách với cấp dưới và cấp trên.
( Nguồn tiếng Nhật )
Có thể bạn sẽ thích