Trong khi số lượng các công ty áp dụng hình thức làm việc từ xa đang tăng lên, "con dấu điện tử (con dấu kỹ thuật số)" đột nhiên thu hút được sự chú ý.
Vì nó có thể được hoàn thành với điện thoại thông minh hoặc PC (máy tính), nếu công ty đã phê duyệt con dấu điện tử hoặc đã áp dụng nó như một hệ thống, thì đã loại bỏ được nhiệm vụ cồng kềnh là in các tài liệu được tạo trên PC như trước đây, scan và nhập trở lại vào PC hoặc cần phải đến công ty chỉ để đóng một con dấu mặc dù đang thực hiện hình thức làm việc từ xa. Mặt khác, là một công ty, nó có hiệu quả trong việc giảm các chi phí như giấy và chi phí in ấn, và cũng hữu ích cho các biện pháp môi trường bằng cách giảm thiểu hoặc không cần giấy tờ.
Có vẻ như không liên quan đến các công ty chủ yếu quản lý tài liệu bằng giấy, nhưng khi phong cách làm việc thay đổi trong tương lai, có khả năng sẽ xem xét áp dụng con dấu điện tử trong công ty và nhu cầu về con dấu điện tử sẽ tăng không chỉ trong công ty tôi mà còn từ các công ty khác. Ngoài ra, tôi tự hỏi việc sử dụng con dấu điện tử cho các cá nhân, như hợp đồng cho thuê và thủ tục chính thức sẽ tiến triển đến đâu.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích con dấu điện tử là gì, và những gì nó có thể và không thể làm, và hiệu lực pháp lý của nó.
Con dấu điện tử là gì? Các loại con dấu điện tử và ngữ cảnh sử dụng
Con dấu điện tử là một con dấu được chuyển đổi thành dữ liệu theo nghĩa đen, dấu của dữ liệu được đóng dấu trên một tài liệu đã được chuyển đổi thành dữ liệu như PDF.
"Luật chữ ký điện tử" có hiệu lực vào năm 2001 và được công nhận về mặt pháp lý rằng chữ ký điện tử có thể được sử dụng giống như chữ ký viết tay và con dấu. Do đó, chữ ký điện tử và con dấu điện tử đã phải tuân theo một số yêu cầu nhất định theo chính chủ đã được công nhận về mặt pháp lý.
Nói chung, có hai loại con dấu điện tử.
Tuy nhiên, trong trường hợp (1), rất dễ bị trùng lặp và hiệu quả của việc chứng minh danh tính là thấp. Nó không đáp ứng các yêu cầu của "luật chữ ký điện tử" và không thuộc "con dấu điện tử" hợp pháp. Chỉ sử dụng nó giống như một con dấu, chẳng hạn như để kiểm tra các tài liệu dữ liệu trong công ty.
Thông tin thời gian, được kết hợp trong hình ảnh con dấu, và đó là một cơ chế ghi lại khi nào và do ai đóng dấu. Chủ yếu được tạo ra với phần mềm hợp đồng điện tử phải trả tiền,..., nhưng chi phí áp dụng và đòi hỏi phải có thỏa thuận với nhà cung cấp, đáp ứng các yêu cầu của Điều 2 của luật chữ ký điện tử như bằng chứng nhận dạng và không giả mạo, và có thể được sử dụng cho các tài liệu bên ngoài như hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng.
Quy trình cụ thể khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ, nhưng ví dụ, trong đám mây phê duyệt PC được điều hành bởi công ty hàng đầu trong ngành là công ty cổ phần Shachihata, bạn có thể nhập tên của chính mình mà bạn muốn in và bắt đầu từ con dấu và con dấu ngày do công ty quản lý trong cơ sở dữ liệu. Nó có thể được sử dụng bằng cách chọn loại con dấu và kiểu chữ.
Khi tạo tài liệu đăng ký, bạn có thể tải tệp lên màn hình chuyên dụng và nhấp vào nơi bạn muốn in dấu để áp dụng con dấu điện tử. Sau đó, tải tệp xuống, nếu bạn đăng ký người phê duyệt như hiện tại và áp dụng, bạn có thể yêu cầu sự chấp thuận của bên kia. Vì dữ liệu con dấu bao gồm địa chỉ mail, ngày và thời gian đóng dấu, tên tệp mục, ..., nên bên nhận tài liệu có thể yên tâm sử dụng dịch vụ.
Tuy nhiên, mặc dù con dấu điện tử đang mở rộng do sự mở rộng của công việc từ xa, tỷ lệ phổ cập vẫn không cao trong bối cảnh kinh doanh. Ví dụ, một công ty lỗi thời với văn hóa giấy có thể không thể hiểu được hệ thống con dấu điện tử và bảo mật, và có thể bị từ chối sử dụng. Trước khi sử dụng, hãy đảm bảo rằng hệ thống áp dụng của công ty khác đã được sử dụng.
■ Hiệu lực pháp lý của con dấu và con dấu điện tử là gì?
Trước khi giải thích hiệu lực pháp lý của con dấu điện tử, trước tiên chúng ta hãy xem lại kiến thức cơ bản về con dấu.
Con dấu được phân loại thành hai loại: con dấu thường và con dấu đã đăng ký. Con dấu thường là con dấu không có hình ảnh con dấu được đăng ký ở bất cứ đâu và con dấu đăng ký có nghĩa là con dấu đã được đăng ký và đã được giao cho thành phố trong trường hợp của một cá nhân hoặc văn phòng pháp lý trong trường hợp của một công ty.
Nếu bạn đang cố gắng chứng minh người đã đóng dấu, về cơ bản không có ưu thế về pháp lý hoặc sự thấp kém, cho dù đó là con dấu thường hay con dấu đóng dấu trên hợp đồng, ... Tuy nhiên, với con dấu đã đăng ký, giấy chứng nhận đăng ký con dấu chứng minh rằng hình ảnh con dấu này thuộc về người này, nhưng với con dấu thường, việc chứng minh nó khó hơn so với con dấu đã đăng ký.
Nhưng những gì về hiệu lực pháp lý của con dấu điện tử?
Như đã đề cập ở trên, theo Điều 3 của luật chữ ký điện tử, nếu người đóng dấu điện tử (chữ ký điện tử) được tạo ra, thì tài liệu điện tử là chính xác (do người đó tạo ra). Bạn có thể tạo một hợp đồng với một con dấu, mặt khác, con dấu điện tử (chữ ký điện tử) không thể được sử dụng khi cần có con dấu đã đăng ký như đăng ký bất động sản. Nói cách khác, nó kém hiệu quả hơn con dấu đã đăng ký.
Cá nhân sử dụng các trường hợp như báo cáo cho văn phòng chính phủ và hợp đồng khi di chuyển chỗ ở
Đây là một con dấu điện tử có thể được sử dụng cho các tài liệu điện tử khác nhau giữa các công ty, nhưng còn ứng dụng cho các tổ chức công cộng như văn phòng chính phủ và các tình huống sử dụng cá nhân như hợp đồng thì sẽ như thế nào?
Trước hết, liên quan đến thông báo trong các tổ chức công cộng, ví dụ, từ năm 2020, các công ty có quy mô nhất định trở lên phải nộp trực tuyến do "nộp thuế điện tử bắt buộc". Để khai báo, bắt buộc phải đính kèm mã số cá nhân, số nhận dạng do văn phòng pháp lý cấp, chữ ký điện tử của kế toán thuế, và chứng chỉ điện tử.
Ngoài ra, tại thời điểm hợp đồng cá nhân, ví dụ, chuyển hợp đồng thuê, mua bán nhà chung cư, mua ô tô, thừa kế, nhận và miễn tiền bảo hiểm, bạn có thể phải nộp giấy chứng nhận đăng ký con dấu và ngay cả khi bạn có được chứng chỉ điện tử, bạn không thể thay thế bằng con dấu điện tử.
* Tính đến tháng 7 năm 2020
Chứng nhận điện tử là chứng chỉ có thể được cấp bởi cơ quan chứng nhận được chỉ định và chứng minh rằng tài liệu điện tử được "tạo bởi người thật". Nó giống như một giấy chứng nhận đăng ký con dấu trực tuyến.
Không giấy tờ đang trở nên phổ biến trong các tổ chức công cộng, và có thể sử dụng con dấu điện tử trong các hồ sơ và hợp đồng khác nhau trong tương lai.
Sự khác biệt giữa "chữ ký kỹ thuật số" và "chữ ký điện tử" là gì?
Nhân tiện, ngoài con dấu điện tử và chữ ký điện tử, còn có các thuật ngữ như "chữ ký kỹ thuật số" và "chữ ký điện tử". Là một tiền đề chính, không có điều nào trong số này là các thuật ngữ được định nghĩa bởi luật pháp và các tên phổ biến chưa được tiêu chuẩn hóa, do đó, điều dễ thấy là những người khác nhau có ý nghĩa khác nhau. Điều quan trọng là tìm hiểu những gì người khác đang sử dụng và xác nhận nếu bạn không hiểu nó.
Chữ ký kỹ thuật số thường được sử dụng thay thế cho chữ ký điện tử, trong số các chữ ký kỹ thuật số, người chấp nhận hệ thống mật mã khóa công khai làm bảo mật đôi khi được gọi là chữ ký kỹ thuật số.
Chữ ký điện tử đề cập đến chính một quy trình điện tử để thiết lập một tài liệu điện tử. Có thể nói, chữ ký điện tử là một trong những phương pháp được bao gồm trong chữ ký kỹ thuật số.Mặt khác, đôi khi họ gọi ký và chạm vào máy tính bảng khi thanh toán thẻ tín dụng hoặc nhận chuyển phát nhanh.
Con dấu điện tử, nơi làm việc từ xa là phổ biến và dự kiến sẽ lan rộng hơn nữa. Đây là một kỹ thuật rất thuận tiện, nhưng trọng lượng của con dấu giống như của con dấu thật. Chúng tôi muốn bạn đảm bảo an toàn và sử dụng nó một cách cẩn thận.
Vì nó có thể được hoàn thành với điện thoại thông minh hoặc PC (máy tính), nếu công ty đã phê duyệt con dấu điện tử hoặc đã áp dụng nó như một hệ thống, thì đã loại bỏ được nhiệm vụ cồng kềnh là in các tài liệu được tạo trên PC như trước đây, scan và nhập trở lại vào PC hoặc cần phải đến công ty chỉ để đóng một con dấu mặc dù đang thực hiện hình thức làm việc từ xa. Mặt khác, là một công ty, nó có hiệu quả trong việc giảm các chi phí như giấy và chi phí in ấn, và cũng hữu ích cho các biện pháp môi trường bằng cách giảm thiểu hoặc không cần giấy tờ.
Có vẻ như không liên quan đến các công ty chủ yếu quản lý tài liệu bằng giấy, nhưng khi phong cách làm việc thay đổi trong tương lai, có khả năng sẽ xem xét áp dụng con dấu điện tử trong công ty và nhu cầu về con dấu điện tử sẽ tăng không chỉ trong công ty tôi mà còn từ các công ty khác. Ngoài ra, tôi tự hỏi việc sử dụng con dấu điện tử cho các cá nhân, như hợp đồng cho thuê và thủ tục chính thức sẽ tiến triển đến đâu.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích con dấu điện tử là gì, và những gì nó có thể và không thể làm, và hiệu lực pháp lý của nó.
Con dấu điện tử là gì? Các loại con dấu điện tử và ngữ cảnh sử dụng
Con dấu điện tử là một con dấu được chuyển đổi thành dữ liệu theo nghĩa đen, dấu của dữ liệu được đóng dấu trên một tài liệu đã được chuyển đổi thành dữ liệu như PDF.
"Luật chữ ký điện tử" có hiệu lực vào năm 2001 và được công nhận về mặt pháp lý rằng chữ ký điện tử có thể được sử dụng giống như chữ ký viết tay và con dấu. Do đó, chữ ký điện tử và con dấu điện tử đã phải tuân theo một số yêu cầu nhất định theo chính chủ đã được công nhận về mặt pháp lý.
Nói chung, có hai loại con dấu điện tử.
- Hình ảnh của con dấu
Tuy nhiên, trong trường hợp (1), rất dễ bị trùng lặp và hiệu quả của việc chứng minh danh tính là thấp. Nó không đáp ứng các yêu cầu của "luật chữ ký điện tử" và không thuộc "con dấu điện tử" hợp pháp. Chỉ sử dụng nó giống như một con dấu, chẳng hạn như để kiểm tra các tài liệu dữ liệu trong công ty.
- Hình ảnh con dấu được lưu trữ trong thông tin riêng biệt
Thông tin thời gian, được kết hợp trong hình ảnh con dấu, và đó là một cơ chế ghi lại khi nào và do ai đóng dấu. Chủ yếu được tạo ra với phần mềm hợp đồng điện tử phải trả tiền,..., nhưng chi phí áp dụng và đòi hỏi phải có thỏa thuận với nhà cung cấp, đáp ứng các yêu cầu của Điều 2 của luật chữ ký điện tử như bằng chứng nhận dạng và không giả mạo, và có thể được sử dụng cho các tài liệu bên ngoài như hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng.
Quy trình cụ thể khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ, nhưng ví dụ, trong đám mây phê duyệt PC được điều hành bởi công ty hàng đầu trong ngành là công ty cổ phần Shachihata, bạn có thể nhập tên của chính mình mà bạn muốn in và bắt đầu từ con dấu và con dấu ngày do công ty quản lý trong cơ sở dữ liệu. Nó có thể được sử dụng bằng cách chọn loại con dấu và kiểu chữ.
Khi tạo tài liệu đăng ký, bạn có thể tải tệp lên màn hình chuyên dụng và nhấp vào nơi bạn muốn in dấu để áp dụng con dấu điện tử. Sau đó, tải tệp xuống, nếu bạn đăng ký người phê duyệt như hiện tại và áp dụng, bạn có thể yêu cầu sự chấp thuận của bên kia. Vì dữ liệu con dấu bao gồm địa chỉ mail, ngày và thời gian đóng dấu, tên tệp mục, ..., nên bên nhận tài liệu có thể yên tâm sử dụng dịch vụ.
Tuy nhiên, mặc dù con dấu điện tử đang mở rộng do sự mở rộng của công việc từ xa, tỷ lệ phổ cập vẫn không cao trong bối cảnh kinh doanh. Ví dụ, một công ty lỗi thời với văn hóa giấy có thể không thể hiểu được hệ thống con dấu điện tử và bảo mật, và có thể bị từ chối sử dụng. Trước khi sử dụng, hãy đảm bảo rằng hệ thống áp dụng của công ty khác đã được sử dụng.
■ Hiệu lực pháp lý của con dấu và con dấu điện tử là gì?
Trước khi giải thích hiệu lực pháp lý của con dấu điện tử, trước tiên chúng ta hãy xem lại kiến thức cơ bản về con dấu.
Con dấu được phân loại thành hai loại: con dấu thường và con dấu đã đăng ký. Con dấu thường là con dấu không có hình ảnh con dấu được đăng ký ở bất cứ đâu và con dấu đăng ký có nghĩa là con dấu đã được đăng ký và đã được giao cho thành phố trong trường hợp của một cá nhân hoặc văn phòng pháp lý trong trường hợp của một công ty.
Nếu bạn đang cố gắng chứng minh người đã đóng dấu, về cơ bản không có ưu thế về pháp lý hoặc sự thấp kém, cho dù đó là con dấu thường hay con dấu đóng dấu trên hợp đồng, ... Tuy nhiên, với con dấu đã đăng ký, giấy chứng nhận đăng ký con dấu chứng minh rằng hình ảnh con dấu này thuộc về người này, nhưng với con dấu thường, việc chứng minh nó khó hơn so với con dấu đã đăng ký.
Nhưng những gì về hiệu lực pháp lý của con dấu điện tử?
Như đã đề cập ở trên, theo Điều 3 của luật chữ ký điện tử, nếu người đóng dấu điện tử (chữ ký điện tử) được tạo ra, thì tài liệu điện tử là chính xác (do người đó tạo ra). Bạn có thể tạo một hợp đồng với một con dấu, mặt khác, con dấu điện tử (chữ ký điện tử) không thể được sử dụng khi cần có con dấu đã đăng ký như đăng ký bất động sản. Nói cách khác, nó kém hiệu quả hơn con dấu đã đăng ký.
Cá nhân sử dụng các trường hợp như báo cáo cho văn phòng chính phủ và hợp đồng khi di chuyển chỗ ở
Đây là một con dấu điện tử có thể được sử dụng cho các tài liệu điện tử khác nhau giữa các công ty, nhưng còn ứng dụng cho các tổ chức công cộng như văn phòng chính phủ và các tình huống sử dụng cá nhân như hợp đồng thì sẽ như thế nào?
Trước hết, liên quan đến thông báo trong các tổ chức công cộng, ví dụ, từ năm 2020, các công ty có quy mô nhất định trở lên phải nộp trực tuyến do "nộp thuế điện tử bắt buộc". Để khai báo, bắt buộc phải đính kèm mã số cá nhân, số nhận dạng do văn phòng pháp lý cấp, chữ ký điện tử của kế toán thuế, và chứng chỉ điện tử.
Ngoài ra, tại thời điểm hợp đồng cá nhân, ví dụ, chuyển hợp đồng thuê, mua bán nhà chung cư, mua ô tô, thừa kế, nhận và miễn tiền bảo hiểm, bạn có thể phải nộp giấy chứng nhận đăng ký con dấu và ngay cả khi bạn có được chứng chỉ điện tử, bạn không thể thay thế bằng con dấu điện tử.
* Tính đến tháng 7 năm 2020
Chứng nhận điện tử là chứng chỉ có thể được cấp bởi cơ quan chứng nhận được chỉ định và chứng minh rằng tài liệu điện tử được "tạo bởi người thật". Nó giống như một giấy chứng nhận đăng ký con dấu trực tuyến.
Không giấy tờ đang trở nên phổ biến trong các tổ chức công cộng, và có thể sử dụng con dấu điện tử trong các hồ sơ và hợp đồng khác nhau trong tương lai.
Sự khác biệt giữa "chữ ký kỹ thuật số" và "chữ ký điện tử" là gì?
Nhân tiện, ngoài con dấu điện tử và chữ ký điện tử, còn có các thuật ngữ như "chữ ký kỹ thuật số" và "chữ ký điện tử". Là một tiền đề chính, không có điều nào trong số này là các thuật ngữ được định nghĩa bởi luật pháp và các tên phổ biến chưa được tiêu chuẩn hóa, do đó, điều dễ thấy là những người khác nhau có ý nghĩa khác nhau. Điều quan trọng là tìm hiểu những gì người khác đang sử dụng và xác nhận nếu bạn không hiểu nó.
Chữ ký kỹ thuật số thường được sử dụng thay thế cho chữ ký điện tử, trong số các chữ ký kỹ thuật số, người chấp nhận hệ thống mật mã khóa công khai làm bảo mật đôi khi được gọi là chữ ký kỹ thuật số.
Chữ ký điện tử đề cập đến chính một quy trình điện tử để thiết lập một tài liệu điện tử. Có thể nói, chữ ký điện tử là một trong những phương pháp được bao gồm trong chữ ký kỹ thuật số.Mặt khác, đôi khi họ gọi ký và chạm vào máy tính bảng khi thanh toán thẻ tín dụng hoặc nhận chuyển phát nhanh.
Con dấu điện tử, nơi làm việc từ xa là phổ biến và dự kiến sẽ lan rộng hơn nữa. Đây là một kỹ thuật rất thuận tiện, nhưng trọng lượng của con dấu giống như của con dấu thật. Chúng tôi muốn bạn đảm bảo an toàn và sử dụng nó một cách cẩn thận.
Có thể bạn sẽ thích