Nhật Bản xếp hạng 35 trong "Bảng xếp hạng năng lực cạnh tranh thế giới" do Viện phát triển quản lý quốc tế tại Thụy Sĩ công bố, thấp nhất từ trước đến nay. Đặc biệt, hiệu quả quản lý đã được chỉ ra là một vấn đề. Một trong những yếu tố được cho là cấu trúc tổ chức phân cấp phổ biến trong các công ty Nhật Bản. Các cấu trúc phân cấp phức tạp dường như trì hoãn việc ra quyết định và ảnh hưởng đến hiệu suất của toàn bộ tổ chức. Trong bài viết này sẽ giải thích những thách thức mà cấu trúc này mang lại và tác động của việc tăng cường an toàn tâm lý, trích từ và biên tập lại từ cuốn sách "Quản lý an toàn tâm lý để đạt kết quả tối đa: Luật tuyệt đối để xây dựng mối quan hệ tin cậy" (Nhà xuất bản Gokigen Business Publishing) của cố vấn tâm lý cấp cao Yushi Noguchi.
"Cấu trúc tổ chức phân cấp" phổ biến trong các công ty Nhật Bản là gì ?
Cấu trúc tổ chức theo hệ thống phân cấp là cấu trúc phổ biến trong các công ty Nhật Bản, trong đó chủ tịch là người đứng đầu và mỗi tổ chức được quản lý theo cấu trúc phân cấp. Tổ chức được phân chia theo hệ thống phân cấp từ trên xuống dưới và mỗi cấp có trách nhiệm và quyền hạn khác nhau.
Thông tin và quyết định thường được truyền từ cấp cao xuống cấp thấp. Có những trường hợp đề xuất được đưa ra từ cấp thấp lên cấp cao hơn, nhưng quy tắc là để trở thành ý kiến hàng đầu, nó phải trải qua nhiều cấp (phê duyệt) và đó là một hành trình dài. Trong các công ty lớn, không ngoa khi nói rằng rất hiếm khi một đề xuất từ nhân viên mới đến được chủ tịch. Điều này cũng ảnh hưởng đến khoảng cách tình cảm giữa ban quản lý và nhân viên nói chung.
Nếu những ý kiến tiêu cực như "ý kiến của chúng tôi không được chấp nhận" hoặc "dù tôi có nói gì thì cũng chẳng thay đổi được gì" lan truyền trong nơi làm việc, bầu không khí sẽ trở nên cực kỳ tồi tệ. Tổ chức càng lớn thì khoảng cách càng lớn, vì vậy trong những trường hợp như vậy, vai trò của những người ở cấp trung gian, chẳng hạn như khả năng truyền đạt thông tin và sự cân nhắc của họ, trở nên quan trọng.
Trong các công ty Nhật Bản, thậm chí còn có nhiều hình tam giác hơn trong hình tam giác. Điều này thậm chí còn phức tạp hơn vì cấu trúc phân cấp có các hình tam giác cho từng phòng ban cụ thể của ngành và từng chi nhánh trong khu vực. Trong một cấu trúc tổ chức như vậy, cần phải đưa ra các bình luận và thảo luận an toàn và bảo mật, đây là chìa khóa cho sự an toàn về mặt tâm lý.
Nhân viên có thể đạt được "sự đồng thuận" như thế nào trong hệ thống phân cấp tổ chức
Công ty tôi từng làm việc cũng là một tổ chức lớn. Tùy thuộc vào nơi bạn thuộc về, nhiều người bị lạc trong nhiều tổ chức phân cấp.
Nói chung, có một tổ chức trụ sở chính và một tổ chức chi nhánh. Khi bạn ở trong tổ chức trụ sở chính, chủ tịch và các giám đốc điều hành cấp cao khác làm việc trong cùng một tòa nhà, vì vậy đôi khi bạn sẽ nhìn thấy họ và đó là một vị trí tương đối gần. Tuy nhiên, khi bạn làm việc tại một chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau (công ty tôi làm việc có 400 chi nhánh và phòng bán hàng trên toàn quốc), người đứng đầu tổ chức (hình tam giác) là giám đốc chi nhánh. Nếu bạn thuộc về một chi nhánh giám sát một khu vực rộng lớn, sẽ có hai giám đốc chi nhánh ở cấp cao nhất của tổ chức.
Khi tôi mới gia nhập công ty, phải mất một thời gian tôi mới hiểu được cách thức hoạt động của tổ chức. Các vai trò và thẩm quyền được xác định bởi quy mô của từng chi nhánh, vì vậy quyết định cuối cùng được đưa ra bởi giám đốc chi nhánh có thẩm quyền đó.
Vì bạn phải đạt được sự đồng thuận khi làm việc trong một hệ thống phân cấp tổ chức, nên điều này đòi hỏi sức mạnh và kỹ thuật đáng kể. Kỹ thuật ở đây là hành động thường được gọi là "phối hợp nội bộ". Mặc dù không phải là điều tốt, nhưng người ta thường nói rằng công việc chính của các giám đốc điều hành cấp cao trong các công ty và tổ chức Nhật Bản là "điều chỉnh" và "đặt nền móng".
Để thực hiện các hoạt động thành công trong một tổ chức, sự đồng thuận là một cách tiếp cận ra quyết định nhấn mạnh vào sự hợp tác và thỏa thuận. Nó nhấn mạnh rằng các thành viên của một tổ chức hợp tác và đạt được thỏa thuận về các mục tiêu và ý kiến chung.
Quy trình đồng thuận nhằm đạt được sự nhất trí thông qua thảo luận và đối thoại và đưa ra quyết định với sự đồng thuận. Tuy nhiên, khi một tổ chức trở nên lớn như vậy, hiếm khi mọi người đưa ra quyết định với sự đồng thuận, vì vậy các quyết định phải được đưa ra trong một số điều kiện nhất định. Người đứng đầu đưa ra quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm, nhưng tổ chức hướng đến việc đưa ra quyết định hiệu quả nhất. Để làm được điều này, nhận thức cao và niềm đam mê của những nhân viên tạo nên tổ chức là rất quan trọng.
Việc ra quyết định trong các tổ chức phân cấp, vốn rất phổ biến ở các công ty Nhật Bản, và việc đảm bảo sự an toàn về mặt tâm lý dẫn đến điều này cũng liên quan đến sự thành công hay thất bại của công ty. Cần có nhiều sự sáng tạo khác nhau. Quá trình ra quyết định cuối cùng, có tính đến ý kiến và niềm đam mê của nhiều nhân viên, là một quá trình thiết yếu để thực hiện các biện pháp thành công.
Phong cách và tốc độ ra quyết định
Cần phải đưa ra quyết định ngay cả trong bối cảnh tổ chức phân cấp nhiều tầng độc đáo của Nhật Bản và cấu trúc tổ chức với nhiều kim tự tháp khổng lồ chồng chéo lên nhau. Cần phải di chuyển trong tổ chức để có được sự đồng thuận từ mỗi phòng ban (theo chiều ngang) và mỗi phân cấp (theo chiều dọc). Sự di chuyển này ảnh hưởng rất lớn đến thời gian đưa ra quyết định.
Ví dụ, để phối hợp giữa các phòng ban, cần phải làm rõ những lợi thế và bất lợi nào sẽ phát sinh đối với từng phòng ban tham gia vào quyết định và khi nào. Các giải thích chi tiết về nội dung quyết định được đưa ra cho từng phòng ban liên quan, vì vậy mất rất nhiều thời gian. Hơn nữa, phòng tài chính phải cân nhắc đến lợi ích cho toàn bộ công ty, vì vậy họ thể hiện sự quan tâm đặc biệt mạnh mẽ.
Tại một công ty, 20 đến 30 biểu mẫu đơn xin việc cần thiết để ra quyết định được nộp cho phòng tài chính từ mỗi phòng ban mỗi tuần. Người phụ trách phòng tài chính chấp nhận chúng sẽ cần rất nhiều thời gian chỉ để đọc chúng. Sau đó, nội dung được hiểu, đóng dấu và nộp cho cấp trên của cục thuế, vì vậy ở giai đoạn này, người phụ trách chịu trách nhiệm hiểu nội dung theo cùng một cách và đóng dấu. Bằng cách giải thích theo cách này, bạn có thể hiểu tại sao lại mất nhiều thời gian như vậy.
Trong thời gian này, người gửi sẽ tiếp tục trong trạng thái không chắc chắn. Họ sẽ lo lắng về thời điểm có thể đưa ra quyết định của toàn công ty về đơn đăng ký của họ. Trong trường hợp xấu nhất, họ sẽ không thể giữ trong phạm vi ngân sách trừ khi họ đặt hàng với đối tác ngay lập tức. Trong một số trường hợp, có những dự án xây dựng mà công nhân được bảo đảm, vì vậy người gửi sẽ ở bên bờ vực thẳm mỗi ngày, đây là thời điểm căng thẳng. Trong các công ty có tổ chức theo thứ bậc và phân chia trách nhiệm theo phòng ban, cảm giác về tốc độ sẽ giảm mạnh.
Người ta nói rằng tốc độ là chìa khóa của doanh nghiệp trong những năm gần đây, không chỉ ở Nhật Bản. Bất kể là tốt hay xấu, điều này là do nhu cầu của khách hàng thay đổi trong ngắn hạn. Điều này là do định hướng và xu hướng của người tiêu dùng thay đổi nhanh chóng. Do ảnh hưởng của mạng xã hội, sản phẩm lan truyền trong chớp mắt và nhu cầu của khách hàng sẽ thay đổi theo.
Ngoài ra, việc đa dạng hóa các lựa chọn cũng đang tạo ra một thị trường và các nhà sản xuất thường xuyên giới thiệu các sản phẩm mới ra thị trường để cố gắng nắm bắt chúng. Người tiêu dùng có nhiều lựa chọn để lựa chọn. Công nghệ số ngày càng phát triển, thông tin dễ tiếp cận và người tiêu dùng liên tục đưa ra quyết định mua hàng nhanh hơn dựa trên xu hướng thị trường, hiệu suất và mức độ phổ biến của các sản phẩm mới, v.v.
Tác động của việc tăng cường an toàn tâm lý
Trong các tổ chức có mức độ an toàn tâm lý cao, quá trình ra quyết định chậm, được cho là đặc trưng của các công ty Nhật Bản, có thể được cải thiện đáng kể bằng cách thay đổi văn hóa và cơ chế để làm cho chúng hiệu quả hơn.
"Lòng tin và tinh thần đồng đội" xây dựng lòng tin và sự hợp tác giữa các nhân viên. Với lòng tin, thông tin có thể được chia sẻ trôi chảy hơn và toàn bộ nhóm có thể đưa ra quyết định nhanh chóng. Ngay cả khi nhân viên trong một tổ chức có cấu trúc tổ chức phân cấp đa chiều, giao tiếp cởi mở vẫn cho phép thông tin lưu chuyển trôi chảy, các vấn đề và nội dung được xác định nhanh chóng và các quyết định có thể được đưa ra sớm hơn.
Trong "Bảng xếp hạng năng lực cạnh tranh thế giới" do Viện phát triển quản lý quốc tế có trụ sở tại Thụy Sĩ công bố vào tháng 6 năm 2023, Nhật Bản xếp thứ 35 trong số 65 quốc gia, thấp nhất từ trước đến nay và thứ 11 trong số 14 quốc gia ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương. Có vẻ như "nâng cao hiệu quả quản lý" là một vấn đề. Để khắc phục thực tế này, việc quản lý tích cực thúc đẩy cải cách tập trung vào an toàn tâm lý là cần thiết.
( Nguồn tiếng Nhật )
"Cấu trúc tổ chức phân cấp" phổ biến trong các công ty Nhật Bản là gì ?
Cấu trúc tổ chức theo hệ thống phân cấp là cấu trúc phổ biến trong các công ty Nhật Bản, trong đó chủ tịch là người đứng đầu và mỗi tổ chức được quản lý theo cấu trúc phân cấp. Tổ chức được phân chia theo hệ thống phân cấp từ trên xuống dưới và mỗi cấp có trách nhiệm và quyền hạn khác nhau.
Thông tin và quyết định thường được truyền từ cấp cao xuống cấp thấp. Có những trường hợp đề xuất được đưa ra từ cấp thấp lên cấp cao hơn, nhưng quy tắc là để trở thành ý kiến hàng đầu, nó phải trải qua nhiều cấp (phê duyệt) và đó là một hành trình dài. Trong các công ty lớn, không ngoa khi nói rằng rất hiếm khi một đề xuất từ nhân viên mới đến được chủ tịch. Điều này cũng ảnh hưởng đến khoảng cách tình cảm giữa ban quản lý và nhân viên nói chung.
Nếu những ý kiến tiêu cực như "ý kiến của chúng tôi không được chấp nhận" hoặc "dù tôi có nói gì thì cũng chẳng thay đổi được gì" lan truyền trong nơi làm việc, bầu không khí sẽ trở nên cực kỳ tồi tệ. Tổ chức càng lớn thì khoảng cách càng lớn, vì vậy trong những trường hợp như vậy, vai trò của những người ở cấp trung gian, chẳng hạn như khả năng truyền đạt thông tin và sự cân nhắc của họ, trở nên quan trọng.
Trong các công ty Nhật Bản, thậm chí còn có nhiều hình tam giác hơn trong hình tam giác. Điều này thậm chí còn phức tạp hơn vì cấu trúc phân cấp có các hình tam giác cho từng phòng ban cụ thể của ngành và từng chi nhánh trong khu vực. Trong một cấu trúc tổ chức như vậy, cần phải đưa ra các bình luận và thảo luận an toàn và bảo mật, đây là chìa khóa cho sự an toàn về mặt tâm lý.
Nhân viên có thể đạt được "sự đồng thuận" như thế nào trong hệ thống phân cấp tổ chức
Công ty tôi từng làm việc cũng là một tổ chức lớn. Tùy thuộc vào nơi bạn thuộc về, nhiều người bị lạc trong nhiều tổ chức phân cấp.
Nói chung, có một tổ chức trụ sở chính và một tổ chức chi nhánh. Khi bạn ở trong tổ chức trụ sở chính, chủ tịch và các giám đốc điều hành cấp cao khác làm việc trong cùng một tòa nhà, vì vậy đôi khi bạn sẽ nhìn thấy họ và đó là một vị trí tương đối gần. Tuy nhiên, khi bạn làm việc tại một chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau (công ty tôi làm việc có 400 chi nhánh và phòng bán hàng trên toàn quốc), người đứng đầu tổ chức (hình tam giác) là giám đốc chi nhánh. Nếu bạn thuộc về một chi nhánh giám sát một khu vực rộng lớn, sẽ có hai giám đốc chi nhánh ở cấp cao nhất của tổ chức.
Khi tôi mới gia nhập công ty, phải mất một thời gian tôi mới hiểu được cách thức hoạt động của tổ chức. Các vai trò và thẩm quyền được xác định bởi quy mô của từng chi nhánh, vì vậy quyết định cuối cùng được đưa ra bởi giám đốc chi nhánh có thẩm quyền đó.
Vì bạn phải đạt được sự đồng thuận khi làm việc trong một hệ thống phân cấp tổ chức, nên điều này đòi hỏi sức mạnh và kỹ thuật đáng kể. Kỹ thuật ở đây là hành động thường được gọi là "phối hợp nội bộ". Mặc dù không phải là điều tốt, nhưng người ta thường nói rằng công việc chính của các giám đốc điều hành cấp cao trong các công ty và tổ chức Nhật Bản là "điều chỉnh" và "đặt nền móng".
Để thực hiện các hoạt động thành công trong một tổ chức, sự đồng thuận là một cách tiếp cận ra quyết định nhấn mạnh vào sự hợp tác và thỏa thuận. Nó nhấn mạnh rằng các thành viên của một tổ chức hợp tác và đạt được thỏa thuận về các mục tiêu và ý kiến chung.
Quy trình đồng thuận nhằm đạt được sự nhất trí thông qua thảo luận và đối thoại và đưa ra quyết định với sự đồng thuận. Tuy nhiên, khi một tổ chức trở nên lớn như vậy, hiếm khi mọi người đưa ra quyết định với sự đồng thuận, vì vậy các quyết định phải được đưa ra trong một số điều kiện nhất định. Người đứng đầu đưa ra quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm, nhưng tổ chức hướng đến việc đưa ra quyết định hiệu quả nhất. Để làm được điều này, nhận thức cao và niềm đam mê của những nhân viên tạo nên tổ chức là rất quan trọng.
Việc ra quyết định trong các tổ chức phân cấp, vốn rất phổ biến ở các công ty Nhật Bản, và việc đảm bảo sự an toàn về mặt tâm lý dẫn đến điều này cũng liên quan đến sự thành công hay thất bại của công ty. Cần có nhiều sự sáng tạo khác nhau. Quá trình ra quyết định cuối cùng, có tính đến ý kiến và niềm đam mê của nhiều nhân viên, là một quá trình thiết yếu để thực hiện các biện pháp thành công.
Phong cách và tốc độ ra quyết định
Cần phải đưa ra quyết định ngay cả trong bối cảnh tổ chức phân cấp nhiều tầng độc đáo của Nhật Bản và cấu trúc tổ chức với nhiều kim tự tháp khổng lồ chồng chéo lên nhau. Cần phải di chuyển trong tổ chức để có được sự đồng thuận từ mỗi phòng ban (theo chiều ngang) và mỗi phân cấp (theo chiều dọc). Sự di chuyển này ảnh hưởng rất lớn đến thời gian đưa ra quyết định.
Ví dụ, để phối hợp giữa các phòng ban, cần phải làm rõ những lợi thế và bất lợi nào sẽ phát sinh đối với từng phòng ban tham gia vào quyết định và khi nào. Các giải thích chi tiết về nội dung quyết định được đưa ra cho từng phòng ban liên quan, vì vậy mất rất nhiều thời gian. Hơn nữa, phòng tài chính phải cân nhắc đến lợi ích cho toàn bộ công ty, vì vậy họ thể hiện sự quan tâm đặc biệt mạnh mẽ.
Tại một công ty, 20 đến 30 biểu mẫu đơn xin việc cần thiết để ra quyết định được nộp cho phòng tài chính từ mỗi phòng ban mỗi tuần. Người phụ trách phòng tài chính chấp nhận chúng sẽ cần rất nhiều thời gian chỉ để đọc chúng. Sau đó, nội dung được hiểu, đóng dấu và nộp cho cấp trên của cục thuế, vì vậy ở giai đoạn này, người phụ trách chịu trách nhiệm hiểu nội dung theo cùng một cách và đóng dấu. Bằng cách giải thích theo cách này, bạn có thể hiểu tại sao lại mất nhiều thời gian như vậy.
Trong thời gian này, người gửi sẽ tiếp tục trong trạng thái không chắc chắn. Họ sẽ lo lắng về thời điểm có thể đưa ra quyết định của toàn công ty về đơn đăng ký của họ. Trong trường hợp xấu nhất, họ sẽ không thể giữ trong phạm vi ngân sách trừ khi họ đặt hàng với đối tác ngay lập tức. Trong một số trường hợp, có những dự án xây dựng mà công nhân được bảo đảm, vì vậy người gửi sẽ ở bên bờ vực thẳm mỗi ngày, đây là thời điểm căng thẳng. Trong các công ty có tổ chức theo thứ bậc và phân chia trách nhiệm theo phòng ban, cảm giác về tốc độ sẽ giảm mạnh.
Người ta nói rằng tốc độ là chìa khóa của doanh nghiệp trong những năm gần đây, không chỉ ở Nhật Bản. Bất kể là tốt hay xấu, điều này là do nhu cầu của khách hàng thay đổi trong ngắn hạn. Điều này là do định hướng và xu hướng của người tiêu dùng thay đổi nhanh chóng. Do ảnh hưởng của mạng xã hội, sản phẩm lan truyền trong chớp mắt và nhu cầu của khách hàng sẽ thay đổi theo.
Ngoài ra, việc đa dạng hóa các lựa chọn cũng đang tạo ra một thị trường và các nhà sản xuất thường xuyên giới thiệu các sản phẩm mới ra thị trường để cố gắng nắm bắt chúng. Người tiêu dùng có nhiều lựa chọn để lựa chọn. Công nghệ số ngày càng phát triển, thông tin dễ tiếp cận và người tiêu dùng liên tục đưa ra quyết định mua hàng nhanh hơn dựa trên xu hướng thị trường, hiệu suất và mức độ phổ biến của các sản phẩm mới, v.v.
Tác động của việc tăng cường an toàn tâm lý
Trong các tổ chức có mức độ an toàn tâm lý cao, quá trình ra quyết định chậm, được cho là đặc trưng của các công ty Nhật Bản, có thể được cải thiện đáng kể bằng cách thay đổi văn hóa và cơ chế để làm cho chúng hiệu quả hơn.
"Lòng tin và tinh thần đồng đội" xây dựng lòng tin và sự hợp tác giữa các nhân viên. Với lòng tin, thông tin có thể được chia sẻ trôi chảy hơn và toàn bộ nhóm có thể đưa ra quyết định nhanh chóng. Ngay cả khi nhân viên trong một tổ chức có cấu trúc tổ chức phân cấp đa chiều, giao tiếp cởi mở vẫn cho phép thông tin lưu chuyển trôi chảy, các vấn đề và nội dung được xác định nhanh chóng và các quyết định có thể được đưa ra sớm hơn.
Trong "Bảng xếp hạng năng lực cạnh tranh thế giới" do Viện phát triển quản lý quốc tế có trụ sở tại Thụy Sĩ công bố vào tháng 6 năm 2023, Nhật Bản xếp thứ 35 trong số 65 quốc gia, thấp nhất từ trước đến nay và thứ 11 trong số 14 quốc gia ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương. Có vẻ như "nâng cao hiệu quả quản lý" là một vấn đề. Để khắc phục thực tế này, việc quản lý tích cực thúc đẩy cải cách tập trung vào an toàn tâm lý là cần thiết.
( Nguồn tiếng Nhật )
