Với đại dịch Corona mới, nhiều người sẽ phải vội vàng thay đổi phong cách làm việc khi công ty ra lệnh cho họ làm việc từ xa. Nhiều người từng trải qua việc làm việc từ xa cho phép họ làm việc tại nhà mà không gặp bất kỳ sự bất tiện nào có thể đã nghĩ rằng “Tôi ước gì làm việc từ xa có thể tiếp tục như vậy”.

Tuy nhiên, có vẻ như nhiều người đã buộc phải đến làm việc ngay sau khi tuyên bố tình trạng khẩn cấp được gỡ bỏ vào tháng 5 năm ngoái. Một số người chẳng phải đã tự hỏi, "Tại sao công ty của tôi bắt buộc tôi phải làm việc trở lại khi có báo cáo rằng Hitachi, Fujitsu, một số công ty công nghệ thông tin và các công ty khởi nghiệp khác đã tiêu chuẩn việc làm việc tại nhà?”

Trong tương lai, nếu Corona dịu xuống thì làm việc từ xa có thể biến mất. Tại sao các công ty Nhật Bản lại khó tiếp cận làm việc từ xa, điều vốn là tự nhiên đối với các công ty phương Tây khi cần thiết từ rất lâu trước khi bùng phát đại dịch Corona mới?

Từ kinh nghiệm làm việc cho nhiều công ty liên kết với nước ngoài, tôi nghĩ lý do chính dường như là " Distrust - Không tin tưởng" và " Obey - Tuân lệnh".


■ Cấp trên không tin tưởng cấp dưới của mình, kiểm tra chi tiết công việc qua email hoặc LINE



Thật khó để hiểu cấp dưới đang làm gì trong những tình huống làm việc từ xa mà họ không gặp sếp. Nếu bạn là một người cấp trên không tin tưởng cấp dưới của mình, bạn không thể giao hết công việc cho họ. Trong tình huống như vậy, nếu buộc phải thực hiện làm việc từ xa, một số cấp trên sẽ làm những công việc như giám sát.

Họ sẽ trở nên lo lắng nếu không kiểm tra liệu nhân viên có đang làm việc nghiêm túc không như trên LINE, messenger, chat, email, v.v. Khi mức độ lo lắng trở nên nghiêm trọng, cấp dưới liên tục buộc phải xác nhận với cấp trên. Khi điều này xảy ra, cấp dưới buộc phải thường xuyên viết các email báo cáo, LINE,… chỉ để xua đi sự lo lắng của cấp trên. Điều đó gây lãng phí thời gian, giảm hiệu quả công việc, giảm động lực rất nhiều.

Mặt khác, đối với các công ty phương Tây và các công ty vốn đầu tư nước ngoài, job description ( bản mô tả công việc ) của nhân viên được xác định trước. Do đó, nhân viên có trách nhiệm và công việc rõ ràng, và đó là một ý tưởng hợp lý rằng họ nên làm những gì họ nên làm và tạo ra kết quả. Họ cần sự chấp thuận của cấp trên nhưng miễn là hiệu quả, phong cách làm việc được giao cho nhân viên một cách khá tự do. Vì vậy, dù phong cách làm việc là làm việc từ xa, cấp trên cũng không phải giám sát cấp dưới.

Tuy nhiên, không ít công ty Nhật Bản không quá rõ ràng về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân. Do đó, có vẻ như nhiều nhà quản lý nói: "Tôi lo lắng vì tôi không biết mình đang làm gì nếu không có cấp dưới trong tầm mắt".

■ Làm việc từ xa có phải là "làm việc tại nhà" không? Cấp trên ép buộc làm việc tại nhà



Người ta nói rằng điều này đã xảy ra tại một cơ quan nghiên cứu. Vì là làm việc từ xa nên không quan trọng bạn ở đâu, có ở nhà hay không, miễn là bạn làm việc. Hơn nữa, ở Nhật Bản, làm việc từ xa thường được dịch là "làm việc tại nhà", và cấp trên đã đưa ra chỉ thị rằng "phải ở nhà riêng của mình." Trọng tâm là làm việc "tại nhà" hơn là tạo ra kết quả. Đây là việc không có ý nghĩa gì cả.

Có vẻ như vấn đề của các công ty Nhật Bản không chỉ giới hạn ở nhận thức của các nhà quản lý. Tôi cũng từng nghe những trường hợp như vậy. Một cấp dưới lo lắng rằng mình sẽ không được cấp trên đánh giá mặc dù anh ta đang làm việc hiệu quả với làm việc từ xa, đã nói, "tôi muốn đến công ty 1~2 lần/ tuần " mặc dù công ty đã yêu cầu làm việc từ xa.

Nguyên nhân của những sự không ăn ý này có thể được tóm tắt trong một từ. Nói cách khác, cả người quản lý và cấp dưới của họ đều ở trạng thái “không tin tưởng” với bên kia.

Mặc dù nó phụ thuộc vào loại công việc, nhiều công ty nước ngoài đã áp dụng hệ thống thời gian linh hoạt về nguyên tắc, và hầu hết trong số họ đi làm và về thẳng nhà ngay cả khi họ làm việc ngoài công ty. Nhiều người chuẩn bị e-mail, báo cáo và tài liệu trong quá trình di chuyển bằng tàu hỏa hoặc máy bay, và gửi chúng trực tiếp cho những người liên quan.Về cơ bản, nhân viên được cung cấp máy tính xách tay và điện thoại di động ngay từ đầu, và bảo mật truy cập mạng từ bên ngoài công ty đã có hơn 10 năm. Tôi sẽ không đi vào chi tiết nếu nơi tôi làm việc là theo lẽ thường. Chấp nhận giờ làm việc linh hoạt. Nói cách khác, ban đầu họ đã có cơ sở để làm việc từ xa.

Tại các công ty Nhật Bản, điều đó có thể phụ thuộc vào quy mô của công ty, nhưng trong những năm gần đây, nếu nghề nghiệp chính là làm việc ngoài công ty thì máy tính xách tay và điện thoại di động sẽ được cung cấp, nhưng các nghề khác thì không. Đó là cảm giác chung của "trước Corona."

■ Giao thông bị tê liệt do ảnh hưởng trực tiếp của cơn bão, và nếu làm việc từ xa ở nhà, "Bạn định đến công ty lúc mấy giờ?"

Đó là lý do tại sao, một chuyện kỳ lạ đã xảy ra trước Corona.

Đó là vào tháng 10 năm 2019 khi cơn bão số 19, gây ra thương vong cho hơn 100 người , tấn công chủ yếu ở miền đông Nhật Bản. Cơn bão này cũng gây ra thiệt hại lớn do bão lụt và giao thông tê liệt trong khu vực thủ đô. Nhiều công ty vốn đầu tư nước ngoài đã hướng dẫn nhân viên của họ "làm việc tại nhà" vì dự kiến rằng phương tiện đi lại sẽ bị gián đoạn vào ngày hôm trước và một ngày sau khi bão đổ bộ. Mặt khác, tại văn phòng kinh doanh của một công ty Nhật Bản cũng diễn ra cảnh tượng như vậy. Vào buổi sáng của ngày cơn bão đổ bộ , giám đốc phòng kinh doanh gửi một email cho cấp dưới của mình đồng thời. "Bạn không cần phải ép mình đến văn phòng vì sẽ không tốt nếu bị thương hoặc tiêu xài lãng phí" và "Tôi muốn báo cáo tình hình của bạn sáng nay." Tuy nhiên, hầu hết tất cả mọi người, bao gồm cả những người được cung cấp máy tính xách tay và điện thoại di động, đều đã đến công ty một cách quá sức.

Nó có thể là một phần trong tinh thần của cấp dưới rằng sẽ vô sự nếu "tuân lệnh" cấp trên của mình.

Tuy nhiên, có một số người đã tự quyết định và cố gắng thực hiện hành động tốt nhất. Một nhân viên không thể đến làm việc do giao thông công cộng vào trung tâm thành phố bị tê liệt đến tối đã báo cáo tình hình hiện tại với giám đốc và người cấp trên giám sát trực tiếp của anh ấy vào buổi sáng và đề nghị được làm việc với máy tính xách tay và điện thoại di động trong phạm vi có thể . Vào ban ngày, tất cả các email liên quan đến người cấp trên giám sát trực tiếp đều được gửi bằng CC, và trả lời độc lập bằng cách làm việc từ xa.

Vào buổi tối, tin tức nóng hổi được đưa ra rằng đoàn tàu cuối cùng đã bắt đầu di chuyển. Ngay sau đó, anh nhận được email từ người cấp trên giám sát trực tiếp của mình đang có mặt tại văn phòng. "Mấy giờ anh định đến công ty ? " Phải mất hai giờ cho một chiều, và nhân viên đó buộc phải đến làm việc sau khi thời gian ra về thông thường đã trôi qua.

Người cấp trên này chỉ là hình ảnh thu nhỏ của một người quản lý kém, người không chỉ "không tin tưởng" cấp dưới của mình mà còn buộc phải "tuân lệnh". Sẽ không tốt nếu có một người cấp trên như vậy, nhưng làm việc từ xa sẽ chẳng phổ biến.

■ Làm việc từ xa mà không cải thiện hiệu quả công việc sẽ chẳng có ý nghĩa gì



Mặt khác, cấp dưới có ý muốn quan sát cấp trên cũng đang cản trở sự lan rộng của làm việc từ xa.

Người Nhật dường như có một xu hướng mạnh mẽ là muốn "tuân lệnh" những người có quyền lực. Tuyên bố tình trạng khẩn cấp đã được ban bố vào tháng 4-5 năm ngoái, và thống đốc của mỗi tỉnh đã "yêu cầu" thực hiện triệt để việc "ở nhà". Tuyên bố tình trạng khẩn cấp của Nhật Bản không thể thi hành các hình phạt như việc phong tỏa ở phương Tây, mà dựa trên "yêu cầu" từ chính phủ.

Tuy nhiên, ngay cả khi như vậy, nhiều tổ chức Nhật Bản cho đến thời điểm đó vẫn chưa có cơ chế làm việc từ xa, nhưng bằng cách nào đó, họ vẫn cố gắng thu hút nhân viên làm việc từ xa. Đây cũng có thể nói là một biểu hiện của tinh thần “tuân lệnh” đối với chính quyền.

Con dấu như con dấu công ty phải được đóng trên các tài liệu, và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty có thể không đủ. Có thể có nhiều trở ngại khác nhau. Tuy nhiên, đó không phải là lý do duy nhất khiến làm việc từ xa chưa bén rễ ở các công ty Nhật Bản. Cấp trên tin tưởng cấp dưới từ tận đáy lòng, và cấp dưới không quan sát cấp trên nhiều hơn mức cần thiết. Nếu không có lối tư duy như vậy, làm việc từ xa đã bám rễ trong Nhật Bản sẽ lại biến mất cùng với việc gỡ bỏ tuyên bố tình trạng khẩn cấp.

( Nguồn tiếng Nhật )