Cách viết email trong tiếng Nhật

[kamikaze]

Hôm trước có ai hỏi về vấn đề này nên xin sơ qua (theo ý kiến cá nhân chứ không phải theo sách nào).

Trước hết, có lẽ nên lưu ý một điều là dù người Nhật trọng hình thức lễ nghĩa. Điều này cũng được áp dụng vào trong văn hoá email. Tuy thế, khi người gửi email là người nước ngoài thì vấn đề hình thức cũng không quan trọng bằng các thứ như : ngắn gọn, dễ hiểu, "thực" với cảm giác người viết v.v..

- Ở mức sơ cấp:

Giống như điện thoại thì khi viết email cũng cần câu xưng hô. Điều này sẽ được thể hiện ngay ở chủ đề của email nên hãy lưu ý đặt chủ đề cho dễ hiểu. Ví dụ：

ー thay vì
はじめまして
Thì hãy thêm vào tên của mình như "はじめまして（Aからです）”　như thế người Nhận sẽ biết ngay là email của ai.

-Thay vì: ありがとうございました thì nên
先日貴重なお時間を頂きましてどうもありがとうございました。

Nói chung là hãy viết cho dễ hiểu.

Qua nội dung email thì nên xưng tên mình là ai/ ở đâu v.v..

Ví dụ:
-Thay vì はじめまして、Aと申します。 Thì nên viết
はじめまして、東京日本語学校のＡです。

ーVà nếu là viết mail lần đầu thì nên dùng chữ 様　vào sau tên người nhận thay vì chữ さん。

Đại khái sẽ như sau:

田中様/先生
はじめまして、東京日本語学校のAと申します。

突然のメールでもうしわけりません。実は田中様/先生に「○○」という本を借りたいと思います。
１週間で返しますので是非お願いしたいです。

お手数ですが、お返事をお願いします。

Ａより

Ở phần nội dung tuy ngắn nhưng đã nêu rõ là muốn mượn sách và thời gian sẽ trả lại. Đây là nội dung mà người nhận muốn biết.

(còn tiếp)

 

[diudang189]

kamikaze先生

はじめまして。
突然のメールで申し訳ありません。
私はフォルムの新人のdiudang189と申します。

実はこんな記事は有用だと思います。メールの書き方を活用してこのメールを作って送ります。私のメールを読んでくださり、訂正のお時間をくださって本当にありがとうごさいます。

今後とも宜しくお願いします。

diudang189より

 

[kamikaze]

kamikaze先生

はじめまして。
突然のメールで申し訳ありません。
私はフォルムの新人のdiudang189と申します。

実はこんな記事は有用だと思います。メールの書き方を活用してこのメールを作って送ります。私のメールを読んでくださり、訂正のお時間をくださって本当にありがとうごさいます。

今後とも宜しくお願いします。

diudang189より

はじめまして。
突然のメールで申し訳ありません。
私は掲示板の新メンバーのdiudang189と申します。

実はこんな記事は有用だと思います。メールの書き方を活用してこのメールを作って送ってみることにしました。私のメールを読んでくださり、訂正のお時間をくださって本当にありがとうごさいます。

今後とも宜しくお願いします。

 

[kamikaze]

Cách sử dụng 1 số câu chào:

-はじめまして　: Đây là câu chào khi viết mail đầu tiên. Khỏi phải bàn.

-○○紹介してもらった・・・ Được ai đó giới thiệu. Nếu đưọc ai đó giới thiệu thì dùng cụm này.

-お世話になります　hay お世話になっております？
Lần đầu tiên thi dùng là なります　còn từ lần thứ 2 thì dùng ています。 Có vẻ đơn giản nhưng ngay cả người Nhật cũng nhầm chỗ này. Có người cả chục lần rồi vẫn cứ おせわになります。

ーnickname +こと、　Tên: Cách xưng theo ý là "tên là... với nick name". Ví dụ quen nhau trên các diễn đàn, facebook v.v.. thì chỉ biết nhau qua nick nên cấu trúc này rất cần thíêt.


ヤフーオークションのabcこと、Nguyen Van Aと申します。　Tôi tên là Nguyễn Văn A có nick ở trang bán đấu giá Yahoo Japan là abc..

(Còn tiếp)

 

[kamikaze]

Một số lỗi sơ đẳng nên tránh:

+あなた/あなたの
Khi viết mail cho ai đó thì chắc chắn đã biết tên hay chức vụ người ta rồi nên tránh cách xưng hô có khoảng cách "あなた" . Đây là lỗi mà rất nhiều người Việt học tiếng Nhật gặp phải cả khi email, điện thọai, và trong các cuộc đàm thọai với người Nhật.

Cách xưng anata cũng có nghĩa là "you" trong tiếng Anh nhưng trong tiếng Nhật nó tạo ra khỏang cách khá xa giữa người nói và người nghe. Thay vì dùng anata thì hãy dùng tên hoặc chức vụ của họ. Trong khi nói không biết thì có lẽ bổ trống còn hơn là dùng anata.

+ A, B,Cさん。
Một lỗi nữa mà cũng nhiều người mắc phải đó là khi xưng hô về phía mình lại vô tình thêm SAN vào sau.


(còn tiếp)

 

[diudang189]

Mụi có đề nghị nhỏ là kaka sempai ra đề "viết email" để mọi người thực hành kiến thức đã học, và khi bị mổ xẻ sẽ nhớ lâu hơn ạ

 

[kamikaze]

Ok thì Dịu ra đề gì đi nhé.

 

[diudang189]

Ok thì Dịu ra đề gì đi nhé.

Sempai đừng đủn đẩy thế chứ Mụi chỉ giỏi chịu đòn thôi, chứ không giỏi ra đề đâu ^^

 

[kamikaze]

Vài ví dụ đây:
-Viết mail xin lỗi khách vì trong lô hàng đã xuất có hàng không đạt tiêu chuẩn.

-Viết mail xin gia hạn chuyển tiền mua một món hàng nào đó vì chưa đủ tiền.

 

[kamikaze]

Mỗi ngày 1 chút xíu mong bà con thông cảm nhé.

-Về ngày tháng:
Có một điều hay gây hiểu lầm là về ngày tháng ở trong email. Giả sử bạn viết mail cho người khác vào lúc 1 giờ đêm và bạn dùng chữ 明日 thì sẽ gây hiểu lầm là ngày mà bạn đang viết kia hay là ngày kế tiếp.... Do đó hãy để rõ ví dụ 明日(１０月２０日).Tương tự cho những từ 明後日　v.v..

Nói tóm lại là khi ghi ngày tháng hãy ghi theo kiểu １０月２０日（火曜日）hay 火曜日（１０月２０日）.

Khi viết mail cho người đang ở nước ngoài thì hãy ghi rõ là tính theo thời gian Việt Nam hay thời gian nước ngoài.

 

[penguin20110]

Thanks Kamikaze-san.
Đọc phần này mới biết lần đầu tiên thì nên dùng お世話になります。
Penguin từ trước tới giờ toàn dùng お世話になっております。cho mọi khi :d.

Search thử thì thấy có thêm cụm từ "お世話様です。", cụm từ này thì thấy bảo không nên dùng đối với khách hàng.
Kamikaze-san có thể giải thich điểm khác nhau về cách dùng của hai cụm từ "お世話様です。" và "お世話になっております。" được không?

 

[kamikaze]

Về nghĩa thì không khác nhau nhưng có khác chút như:
お世話様です còn dùng cho các trường hợp nói với những người mà mình nhờ vả công việc v.v.. ví dụ khi bưu điện gọi điện đến và báo là có hàng hãy tới nhận thì có thể dùng お世話様です. Và お世話様です　gây ra cảm giác người nói có vị trí cao hơn người nghe. Tương tự với お疲れ様　 và 御苦労さま　ấy.

 

[penguin20110]

参考になりました。ありがとうございます。

 

[kamikaze]

Có lẽ cũng nên đề cập 1 chút xíu về hình thức trình bày:

-Tránh dùng font chữ dễ bị vỡ:
Thường nếu viết email từ nước ngoài máy tính dùng tiếng Anh. Và giả sử nếu vô tình bạn dùng 1 loại font chữ mà khi gửi cho người Nhận có khả năng bị vỡ thì sẽ gây khó chịu cho người nhận. Do đó hãy để ý dùng những font chữ thông dụng.

-Tránh đính kèm file:
Nếu có thể thì hãy kèm nội dung vào trong email chứ không nên đính kèm file. Trường hợp đính kèm file thì nên ghi rõ giải thích bao gồm mấy file/ nội dung là gì để người nhận yên tâm mở.

-Tránh dùng email ở dạng html:
Đa số các công ty Nhật họ cài không nhận mail dạng html để tránh virus.

-Chú ý không viết câu quá dài trên 1 dòng:
Nếu bạn viết câu quá dài trên 1 dòng sẽ gây phản ứng khó đọc, khó chịu cho người đọc. Do đó nên cách dòng, cách đoạn phù hợp.

-Chú ý về chữ ký và địa chỉ email:
Không nên dùng các địa chỉ email gây phản cảm. Bạn nghĩ sao nếu nhận được 1 email xin việc hay trao đổi công việc từ 1 địa chỉ kiểu [email protected] [email protected] ?

Và cũng nhìn lại xem bạn có để chứ ký ở email có nội dung không thích hợp với công việc hay không.

 

[kamikaze]

Topic này gần bị lãnh quên rồi

Vài thói quen nên có khi viết email nói riêng và sử dụng tiếng Nhật nói chung:

1. Tìm ra vài giải pháp diễn đạt:

Khi viết hay nói một câu tiếng Nhật nên suy nghĩ ra vài cách nói, diễn đạt và chọn ra câu mình cho là rõ ràng nhất. Viết ra theo lý thuyết thì dễ nhưng ít ai thực hiện được. Đa số thường sử dụng ngay câu mình nghĩ ra đầu tiên và cho đó là giải pháp đúng. Thực tế thì nên đảo câu, cắt câu, hoán chuyển vế câu v.v... để có những cách nói khác nhau.

Đây cũng chính là quá trình bạn kiểm tra lại để không bị "hớ" trong nội dung cần truyền đạt.

2. Học viết đúng, nói đúng và học câu dài trước các thể nói ngắn:

Ở đâu đó vẫn thấy có vài bạn cố tình chạy theo mốt nói ngắn, sử dụng từ lóng để cho "giống người Nhật". Tuy thế, trước khi học nói cho "hay" thì nên học nói cho "đúng" đã. Vậy nên thay vì chạy theo mốt thì hãy nắm vững những cái "đúng" "chuẩn". Khi bạn sử dụng tiếng chuẩn thành thạo rồi thì quá trình nhớ tiếng lóng, cách nói ngắn cũng sẽ không khó lắm.

Ngược lại, nếu cố tình chạy theo cách nói ngắn sẽ bị ảnh hưởng không nhỏ đến cách hành văn. Đặc biệt email có cách hành văn theo văn nói lịch sự hằng ngày sẽ bị ảnh hưởng nặng nề nếu người Viết quen với tiếng lóng hay quen với việc lược bỏ trợ từ v.v...

Có lẽ chỉ cần đọc email là biết khả năng tiếng Nhật của người Viết.

 

[diudang189]

Topic này gần bị lãnh quên rồi
.................
Có lẽ chỉ cần đọc email là biết khả năng tiếng Nhật của người Viết.

Sợ bị lãng quên thì sempai chịu khó kéo lên nhé. Vì sợ lộ quá nhiều nhược điểm thể hiện qua email nên Dịu nợ bài chưa dám trả đây hihi.

Ngược lại, nếu cố tình chạy theo cách nói ngắn sẽ bị ảnh hưởng không nhỏ đến cách hành văn. Đặc biệt email có cách hành văn theo văn nói lịch sự hằng ngày sẽ bị ảnh hưởng nặng nề nếu người Viết quen với tiếng lóng hay quen với việc lược bỏ trợ từ v.v...

Chỗ này sempai viết hơi khó hiểu. Có phải là "sẽ gây ảnh hưởng", còn câu sau thì đúng kiểu Nhật nên để dễ hiểu phải thêm vài từ nữa ạ

 

[kamikaze]

Thích thì trau chuốt tiếng Việt đi không để ý câu cú tiếng Việt đâu.

 

[diudang189]

Thích thì trau chuốt tiếng Việt đi không để ý câu cú tiếng Việt đâu.

Không phải soi mói đâu, mà thực tế là ở đó chỉ viết tiếng Việt, mà Dịu đã bảo là đọc khó hiểu nên mới thắc mắc thôi.

Rút kinh nghiệm lần sau đọc hiểu thì hiểu, không thì thôi, ko dám ý kiến nữa.

 

[kamikaze]

Không phải soi mói đâu, mà thực tế là ở đó chỉ viết tiếng Việt, mà Dịu đã bảo là đọc khó hiểu nên mới thắc mắc thôi.

Rút kinh nghiệm lần sau đọc hiểu thì hiểu, không thì thôi, ko dám ý kiến nữa.

Thường mấy cái nãy gõ một mạch và nhấn nút post luôn. Không hiểu thì cứ thắc mắc. Còn hiểu và chỉnh được cho dễ hiểu thì cứ chỉnh lại.

 

[jindo_89]

Ðề: Cách viết email trong tiếng Nhật

「お世話様です」と「お世話になっております」の使い分け！！


こんにちは～。さて、みなさんは日ごろ、必ず誰かにお世話になっているはずです。あなたはその「誰か」に感謝の気持ちを伝えようとしました。が、「お世話様です」と「お世話になっております」のどっちを言えばいいのかわかりません。そんなあなたは、このレポートを読んで、ちゃんとお礼が言えるようにしましょうね（笑）


「お世話様です」と「お世話になっております」の２つには、言葉が使える範囲の広さに違いがあります。
「お世話様です」は、仕事を依頼した人や自分に対して何かしてくれた人に対して「ご苦労様」という気持ちを込めて用いることもあります。


「お世話様です」は、上の立場の人が下の立場の人に対して言う言葉です。「お世話になっております」は、反対に、下の立場の人が上の立場の人に対して言う言葉です。


「お世話様です」と「お世話になっております」は、きちんと使い分けないと、人によっては「無愛想だなぁ」・「失礼だな」という印象になってしまう可能性があるのです。